De week van financieel coördinator

Maandag  

Deze maandag staat in het teken van de beleidsdagen. Op deze dagen gaan we verscheidene belangrijke thema’s langs die besproken dienen te worden. Deze dag waren het werkplan en de financiën aan de beurt. Vanuit mijn functie heb ik me natuurlijk grondig voorbereid op het bespreken van het financiële beleid. Dit heb ik gedaan door zowel de vragen vanuit mijn functie te beantwoorden, als de algemene vragen met betrekking tot de verscheidene financiële posten binnen de realisatie te beantwoorden. Als gevolg gaf ik eerste een korte update over de stand van zaken met betrekking tot de financiën, waarna we gezamenlijk alle vragen bespreken. Financiën kunnen ook gezellig zijn! 

Tussen al het vergaderen door is het ook nog tijd om te lunchen. Dus dit betekent een gezellige LUWA (lunchwandeling) naar de Albert Heijn. We moeten natuurlijk wel aan de eiwitjes denken, en dus wordt het een wrap met kip, spinazie en kaas! Na het lunchen en een koffietje om bij de les te blijven is het nog tijd voor een brainstormsessie. Hierin spreken we verdere onderwerpen waar we dan collectief over sparren. Dit zorgt ervoor dat we creatief blijven en dat losse onderwerpen die niet direct binnen de agenda passen ook besproken worden. Op deze manier komen we vaak tot mooie oplossingen voor al langer bestaande problemen. Uiteindelijk waren we iets vroeger klaar deze dag, waardoor we iets eerder naar huis konden, dat is mooi meegenomen!

Dinsdag 

De dinsdag was net als de maandag een beleidsdag. Dus ook op deze dag kwamen wij samen op kantoor om een dag lang te vergaderen over het beleid van onze sectie. De agenda was iets korter ingesteld, wat betekent dat we niet een hele dag bezig zouden zijn. Om die reden troffen we elkaar dan ook pas om 12 uur op kantoor in Utrecht. Dit gaf mij de kans om in de ochtend een aantal taken bij te werken die nog niet volledig af waren. Zo heb ik een aantal declaraties verwerkt, de realisatie bijgewerkt en appjes beantwoord van een aantal penningmeesters. In de trein naar Utrecht heb ik vervolgens nog overige mails beantwoord en nog een keer mijn voorbereidingen op de beleidsdag doorgelezen. Daarna was het weer vergadertijd! Dus dat betekent met een koffietje en laptop naar de overlegruimte. 

Deze dag hebben we het over de inrichting van de actieve leden dagen en leden werving en behoud. Door dit als bestuur samen te bespreken krijgen we verschillende invalshoeken en hebben we zo de kans om alle mogelijkheden langs elkaar te leggen en de beste keuze te maken voor SPS-NIP. Verder hebben we ook weer tijd vrijgemaakt voor een brainstorm, zodat we de laatste onderwerpen ook nog konden bespreken. Na het afsluiten van deze laatste beleidsdag was het tijd om deze afronding te vieren! Dit doen we door met het bestuur gezellig samen uit eten te gaan. Groot voordeel: hiervoor is een post op de realisatie, dus het is leuk en voordelig! Deze keer zijn we voor Tapas gegaan. Conclusie: goede keuze! Want het was allemaal ongelooflijk lekker. 

Woensdag 

Deze dag was de eerste thuiswerkdag van de week! Normaal proberen we dit iets eerlijker over de week te verdelen, maar door de beleidsdagen moesten we maandag en dinsdag fysiek aanwezig zijn in Utrecht. Gedurende de thuiswerkdagen probeer ik naast thuis ook op andere plekken te werken, om te zorgen voor wat afwisseling in mijn werkomgeving. Deze week werd het de Universiteit. Dus dat betekent op tijd opstaan, spullen pakken en op de fiets naar de universiteit. Om me goed te kunnen concentreren heb ik een plekje gekozen in de Universiteitsbibliotheek. Hier begon ik mijn dag weer door mijn appjes en mails te beantwoorden. Verder stonden ook nog een aantal verdere declaraties open, die ik afgehandeld moesten worden. Hier heb ik me vervolgens de hele ochtend mee bezig gehouden. Doordat ik op de universiteit zat kon ik makkelijk lunchen met een vriendin die kwam studeren. We zijn samen naar de Albert Heijn gelopen om lunch te halen. Op die manier houd ik zelfs op een thuiswerkdag de LUWA erin! Na de lunch ben ik verder gegaan met werken. Zo had ik eerst een meeting met Sanne (voorzitter) en Sterre (secretaris) over de huidige stand van zaken. Hierbij hebben we gekeken naar eventuele financiële uitschieters en de financiële onderwerpen die besproken moeten worden tijdens aankomende Adviesraad en de laatste sectievergadering van dit academisch jaar. Daar hebben we toen een plan voor opgesteld. 

De laatste uurtjes van deze dag heb ik gespendeerd aan het herzien van mijn overdrachtsdocument. In juli wisselen een aantal functies waaronder mijn eigen aanstelling. Dit betekent dat er tijdig een duidelijk naslagwerk moet liggen, waarin alle uitleg wordt meegenomen. Hierin staat alle ins en outs van mijn functie. Elk jaar veranderen er weer belangrijke aspecten van onze sectie, en om die reden is het extra belangrijk om dit allemaal nog een keer na te lopen. Hierdoor kan mijn opvolger straks vol goede moed van start. 

Donderdag 

De laatste dag van deze week kwam uiteindelijk ook uit op een thuiswerkdag. En deze keer een echte thuiswerkdag, want ik werkte lekker echt thuis. De dag begon met een meeting met Sterre (secretaris) om te bellen over acquisitie. Tijdens een dergelijke vergadering bespreken we de huidige stand van zaken met betrekking tot samenwerkingen, en wat er de komende tijd moet gebeuren. Zo houden we het overzicht helder en gaan zaken niet achterlopen. Na deze meeting heb ik nog een uurtje gewerkt aan de boekhouding, waarna het tijd was voor pauze. Als ik thuis werk loop ik in de pauze graag een stukje, zodat ik tussen het werken door ook nog wat beweging krijg. Zo houd ik mijn hoofd helder en kan ik weer met een frisse blik aan de slag na de pauze. Deze keer moest ik nog een pakketje ophalen, en dus ben ik met de benewagen naar het winkelcentrum in de buurt gelopen om mijn pakketje op te halen. Na terug te hebben gelopen, is het weer tijd om aan de slag te gaan. 

De middag ben ik druk bezig geweest met het voorbereiden op de adviesraad die de maandag na het weekend plaats gaat vinden. De adviesraad is een handig orgaan die ons als bestuur steunt met het samenstellen van het beleid en de financiën. Tevens geven zij ons advies op dringende vraagstukken waar wij zelf mogelijk niet uitkomen. Het is mijn taak om het financiële stuk voor te bereiden. Zo geef ik een update over de staat van financiën, de recente aanpassingen binnen het reiskostenbeleid en vraag ik advies over het voeren van acquisitie voor het komende bestuursjaar. Op die manier kan ik goed voorbereid de meeting in de volgende maandag! Naast mijn bestuursjaar, volgde ik op dit moment ook nog een vak van vijf studiepunten. Elke week krijgen we drie uren om te studeren, zodat studeerwerk ook niet achterstallig wordt. De laatste twee uren van deze donderdag heb ik gebruikt om mijn samenvatting te finaliseren en het hoofdstuk van de literatuur voor de week daarna te lezen. Op deze manier ga ik goed voorbereid de volgende week in. Hierna sluit ik de week af en ga ik lekker van het zonnetje genieten.