”Administratielast is geen natuurwet, je kunt ‘m echt verlagen”
De geestelijke gezondheidszorg staat onder druk. Er zijn te weinig behandelaren voor een groeiende groep cliënten, terwijl de complexiteit van zorg toeneemt. “Professionals doen alles wat ze kunnen,” zegt Jelte de Kiewit, “maar steeds vaker gaat dat ten koste van henzelf. Dat is geen houdbare situatie.”
Een interview met Jelte de Kiewit, algemeen directeur van het Scribe collectief
De inhoud van deze pagina is afkomstig van derden en valt niet onder de verantwoordelijkheid van de redactie van De Psycholoog.
Volgens De Kiewit wordt één oorzaak structureel onderschat: administratielast. “Met de invoering van het Elektronisch Cliënten Dossier is er veel mogelijk geworden: betere gegevensuitwisseling, kwaliteitsregistratie en leren van data. Dat is een enorme stap vooruit ten opzichte van papieren dossiers. Maar in de praktijk zien we ook dat behandelaren er meer tijd aan kwijt zijn.”
Dat heeft meerdere oorzaken. “Om ECD’s te kunnen bekostigen zijn ondersteunende functies wegbezuinigd. Tegelijk zijn we met elkaar steeds meer gaan registreren. Soms draagt dat bij aan het behandelproces, maar bijna altijd kost het veel tijd.
Managers klem tussen cijfers en mensen
Administratieve druk raakt niet alleen behandelaren. “Managers zitten met hun handen in het haar,” zegt De Kiewit. “Ze moeten mogelijk maken dat er meer cliënten worden geholpen, met minder middelen. Hoe leg je dat uit op de werkvloer? En hoe zorg je dat behandelaren niet uitvallen of vertrekken?”
Zijn overtuiging is helder: “Als je niets doet aan administratielast, blijven wachtlijsten groeien en loopt het ziekteverzuim op. Wil je echt beweging krijgen, dan moet je daar beginnen.”
Eén probleem, meerdere oplossingen
Dat is precies waar Het Scribe Collectief zich al jaren op richt. “Wij maken in Nederland echt werk van administratielastvermindering,” stelt De Kiewit. “Niet met één losse interventie, maar door per organisatie te kijken: wat speelt hier precies en welke combinatie van oplossingen is nodig?”
Die aanpak heet het Zorgkrachtprogramma. “We starten met een inventarisatie, geven vervolgens een advies over de juiste mix van oplossingen en zorgen daarna dat die oplossingen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd in de praktijk. Geen rapporten voor in de la, maar merkbare verandering op de werkvloer.”
In de loop der jaren ontwikkelde Het Scribe Collectief drie typen oplossingen. “Administratielast is zo hardnekkig dat je het nooit met één maatregel oplost,” zegt De Kiewit.
De basis op orde
“De eerste stap is stoppen met overbodige of dubbele administratie,” legt hij uit. “Wat overblijft, moet strak en uniform worden ingericht. Dat betekent duidelijke processen, goed ingerichte systemen en mensen die weten hoe ze ermee moeten werken.” “We zijn gericht op doen. Organisaties die behoefte hebben aan resultaat in plaats van rapporten, vinden ons.”
De magie van AI
Als processen op orde zijn, kan technologie echt helpen. “Dan wil je repeterende handelingen zoveel mogelijk wegnemen,” zegt De Kiewit. “Dat doen we met AI, maar altijd met aandacht voor adoptie.”
Het Scribe Collectief ontwikkelde Robin, een AI-tool die gesprekken omzet in nauwkeurige, gestructureerde samenvattingen, speciaal voor de GGZ. “Maar soms past een andere tool beter. Prima. One size fits nobody. Waar wij sterk in zijn, is het begeleiden van implementatie. Alleen licenties verkopen zonder aandacht voor de mensen die ermee moeten werken, werkt simpelweg niet.”
Delegeer aan een Scribe
Zelfs met goede processen en slimme AI blijft er werk over dat behandelaren prima kunnen uitbesteden. “Daar komt de Scribe in beeld,” zegt De Kiewit. “Een bevlogen psychologiestudent die als persoonlijke assistent ondersteunt. Dat vergroot de aandacht voor de cliënt, verhoogt het werkplezier en verbetert de kwaliteit van de administratie.”
Het effect is breder. “Veel Scribes stromen door als behandelaar. Dat maakt deze aanpak ook interessant voor organisaties die moeite hebben met het aantrekken van nieuw talent.” Inmiddels werkt Het Scribe Collectief landelijk als marktleider in Nederland. “Nu een deel van de taken wordt overgenomen door technologie, verschuift het werk van de Scribe naar ondersteuning van het primaire proces: voorbereiding van spreekuren, dossieronderzoek, planning en het voorkomen van no-shows. Daarnaast spelen Scribes een cruciale rol in de adoptie van AI.” Daarbij staat privacy altijd voorop: AI wordt alleen ingezet in strikt beveiligde, AVG-conforme omgevingen, met regie en toezicht bij de zorgprofessional.
Kiezen op basis van inzicht
Toch worstelen veel organisaties met de vraag waar te beginnen. “Hoe goed staat onze basis eigenlijk. Hebben we niet al een AI-pilot?” Om die vragen te beantwoorden ontwikkelde Het Scribe Collectief de Zorgkrachtmeting. “We investeren één dag, spreken verschillende rollen in de organisatie en kijken mee in processen. Daarna ligt er een helder overzicht: dit is jullie zorgkracht en dit zijn de oplossingen die het meeste impact gaan hebben.”
Wat levert het op?
De Kiewit is ervan overtuigd dat administratielastvermindering geen luxe is, maar een randvoorwaarde voor goede zorg. ‘Pas als professionals weer tijd en aandacht hebben voor hun vak, ontstaat er ruimte voor kwaliteit, continuïteit en werkplezier. Dat is uiteindelijk waar de cliënt het meest bij gebaat is.
Herken je deze uitdagingen?
Neem contact op voor een zorgkrachtmeting of vraag direct een tijdelijk gratis account van Robin aan via deze link; hetscribecollectief.nl/actie
