De Beroepscode voor psychologen bepaalt in artikel 81 (analoog aan artikel 457, lid 1 Wgbo) dat er voor het verstrekken van gegevens door de psycholoog aan een derde altijd gerichte toestemming van de cliënt moet zijn. Dat is de hoofdregel. In artikel 82 staat als uitzondering dat de psycholoog geen toestemming van de cliënt (of diens vertegenwoordiger) nodig heeft om gegevens te verstrekken aan rechtstreeks bij professionele relatie van de psycholoog betrokken beroepsbeoefenaren.

Dat bepaalt de psycholoog in principe zelf, al is dat in de praktijk niet altijd eenvoudig, zeker niet omdat deze in de ouderenzorg per definitie in een multidisciplinair team functioneert. Het antwoord op deze vraag is ook afhankelijk van hoe de zorg en de besluitvorming binnen de instelling is georganiseerd. Duidelijk is in ieder geval dat het multidisciplinair werken op zich, dus alleen het organisatorische verband, niet automatisch iedere collega rechtstreeks betrokken maakt. De Beroepscode spreekt over ‘rechtstreeks betrokken bij de professionele relatie van de psycholoog’. Dat betekent dat het niet in de eerste plaats gaat om het werken in teamverband, binnen dezelfde instelling of op dezelfde locatie, maar dat de relatie met de cliënt centraal staat.

Ook is van groot belang welke rol je als psycholoog hebt. Die rol moet je duidelijk kunnen benoemen:

• De collega-psycholoog als vervanger of waarnemer van de psycholoog, bijvoorbeeld tijdens vakantie of ziekte, is altijd rechtstreeks betrokken. Strikt genomen is niet iedere collega-psycholoog bij voorbaat al rechtstreeks betrokken, dat begint pas op het moment van vervanging;
• In de situatie dat de cliënt wordt overgeplaatst naar een andere afdeling binnen de instelling of zorggroep, bijvoorbeeld van een somatische naar een psychogeriatrische afdeling, is daar meestal een andere psycholoog aan verbonden. Deze psycholoog is dus niet rechtstreeks betrokken bij de professionele relatie van de vorige psycholoog. Ook zal er meestal sprake zijn van een nieuwe hulp- of zorgvraag. In dit geval is er de gerichte toestemming van de cliënt (of diens vertegenwoordiger) noodzakelijk voor informatieverstrekking aan de nieuwe psycholoog.
• De specialist ouderengeneeskunde of huisarts is als verwijzer voor behandeling of aanvrager van psychologisch onderzoek vaak rechtstreeks betrokken. Dat hangt af van de vraag of de arts ook na verwijzing of aanvraag cliënt gegevens van de psycholoog nodig heeft om de behandelingen op elkaar af te stemmen en de eigen taak ten opzichte van de cliënt goed te kunnen uitoefenen. De verwijzend specialist of de huisarts heeft dus niet – alleen omdat deze de verwijzer is – zonder meer recht op deze gegevens;
• Het zorgteam heeft een eigen taak en verantwoordelijkheid in de dagelijkse verzorging en begeleiding van de cliënt. Als zodanig is het team niet rechtstreeks betrokken. Wanneer de psycholoog de verzorging echter inschakelt bij de behandeling van een individuele cliënt, de zogenaamde mediatieve behandeling, is/zijn de verzorgende(n) daardoor rechtstreeks betrokken bij de professionele relatie van de psycholoog. In feite voert de verzorging bepaalde taken in opdracht van de psycholoog uit. Dit is ook het onderscheid met de situatie waarin de psycholoog een adviesrol heeft ten opzichte van de verzorging, in dat geval is het team de cliënt van de psycholoog. Het antwoord op deze vraag is dus sterk afhankelijk van de rol van de psycholoog en doelstelling van de interventie.

• Alleen die gegevens die de collega, verwijzer of teamlid nodig heeft om diens eigen taak ten opzichte van de cliënt goed te kunnen uitvoeren (artikel 82 Beroepscode). Dit is een beperking die rechtstreeks voortkomt uit de geheimhoudingsplicht van de psycholoog: doorbreek je geheimhouding niet meer dan noodzakelijk! Dus het verstrekken of delen van integrale rapportages of dossiers is niet de bedoeling. Maak een professionele samenvatting van je belangrijkste bevindingen, conclusies en adviezen. Deze samenvatting kun je ook in het epd/ecd zetten zodat deze toegankelijk is voor rechtsreeks betrokken collega’s of medebehandelaars.
  Meer informatie
• Hiervoor is, als uitzondering op de hoofdregel (artikel 81 Beroepscode), geen toestemming van de cliënt of vertegenwoordiger noodzakelijk. Belangrijke voorwaarde is dat de psycholoog de cliënt of diens vertegenwoordiger daarover van tevoren inlicht (artikel 82 Beroepscode). Het is niet voldoende dat dit bij opname in de zorgovereenkomst staat. Maak het tot je vaste werkwijze om vooraf met de cliënt te bespreken welke gegevens je met wie deelt en met welk doel. Het gaat immers om een vertrouwensrelatie!
• Wanneer de cliënt daarover is ingelicht kan deze ook bezwaar maken tegen de verstrekking van gegevens. Dit bezwaar dient de psycholoog te respecteren, deze mag de gegevens niet aan de collega of verwijzer verstrekken. Je kunt deze op grond van je deskundigheid een algemeen advies geven zonder in te gaan op de specifieke cliëntgegevens. Ook kan de collega of verwijzer daarvoor rechtstreeks contact opnemen met de cliënt.

Lees meer informatie over het delen van gegevens

Stel je hebt een neuropsychologisch onderzoek bij de cliënt gedaan en het zorgteam vraagt je om een omgangsadvies. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Het omgangsadvies is in dit geval direct gekoppeld aan de uitkomsten van het NPO en onderdeel van de behandeling van de cliënt. Het doel daarvan is mediatieve behandeling: de psycholoog behandelt de cliënt niet zelf maar schakelt daarvoor leden van het zorgteam in. Het gaat hier om een instructie van de psycholoog: de leden van het zorgteam doen dat onder regie en professionele verantwoordelijkheid van de psycholoog, op die manier zijn zij dus rechtstreeks betrokken bij de professionele relatie. Conclusie: voor het geven van een omgangsadvies aan het zorgteam is geen toestemming van de cliënt noodzakelijk. De psycholoog legt het omgangsadvies (als instructie) vast in het dossier.
Artikel 82 stelt twee voorwaarden (net als in artikel 457 lid 2 WGBO):

• je verstrekt in je advies alleen die gegevens (uit het NPO) die het zorgteam nodig heeft om hun taak, in dit geval de verantwoorde omgang met de cliënt, goed te kunnen uitvoeren. M.a.w. je verstrekt niet meer dan noodzakelijk;
• de cliënt wordt daarover van te voren door de psycholoog geïnformeerd. Wanneer de cliënt bezwaar maakt is het aan te bevelen om aan de cliënt toe te lichten waarom het nodig is om het team hierover te adviseren. Vaak kan de psycholoog ongerustheid of een misverstand bij de cliënt wegnemen. Wanneer dat het bezwaar niet oplost kan de psycholoog het team in algemene zin een omgangsadvies geven, zonder bepaalde gegevens over de cliënt te geven;

2. Een andere situatie is die in de praktijk het meest voorkomt: de psycholoog adviseert het team met als doel om hen te ondersteunen en te begeleiden in de omgang met de cliënt. Daarvoor verstrek je geen cliëntgegevens aan de teamleden, maar je haalt de informatie over het gedrag van de cliënt op bij het team. Het gaat hier niet om mediatieve behandeling, maar om teamadvisering. Let op: het team is in dit geval de cliënt. De adviezen aan het team baseer je op je deskundigheid als psycholoog.

De Beroepscode voor psychologen legt de psycholoog de professionele verantwoordelijkheid op om een dossier bij te houden (artikel 20, 35). Ook draagt de psycholoog de verantwoordelijkheid voor de beveiliging van het dossier en de vertrouwelijkheid van de gegevens (artikel 80). Aan de cliënt komt het recht op inzage in en afschrift van het dossier toe (artikel 67).
Net als bij de regels voor geheimhouding (artikel 81 en 82 Beroepscode) is ook hier de hoofdregel dat collega’s of andere beroepsbeoefenaren alleen met toestemming van de cliënt het dossier mogen in zien. Dat geldt ook voor digitale dossiers en het epd/ecd:

• Toestemming van de cliënt/vertegenwoordiger;
• Rechtstreeks betrokken hulpverleners hebben geen toestemming nodig;
• Voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening. Voor inzage in meer gegevens is toestemming noodzakelijk;
• Informeer de cliënt of diens vertegenwoordiger van tevoren over welke collega’s toegang hebben tot het dossier en met welk doel.

Schriftelijke toestemming is o.g.v. de Beroepscode niet vereist, een handtekening ook niet. Zorg dat je altijd zorgvuldig aantekening maakt in het dossier van de door jou gegeven informatie en de gevraagde toestemming. Wanneer er discussie of onduidelijkheden over de inzage is geweest is het aan te bevelen om een handtekening te vragen. Voor het opslaan van de gegevens in het (elektronisch) dossier zelf is geen toestemming noodzakelijk, want de psycholoog heeft dossierplicht. Maar wel voor de toegang tot het (elektronische) dossier.

Voor de inzage of toegang door rechtstreeks betrokken collega’s is geen toestemming noodzakelijk maar dat geldt pas op het moment dat zij dat feitelijk zijn. Dus niet bij voorbaat alle collega-psychologen ‘voor het geval dat’, dat is een te ruime toegang. Voor de inzage of toegang door de vervangende collega is op dat moment autorisatie noodzakelijk. Het is een kwestie van een keer goed regelen en inbouwen in het werkproces.

Uitgangspunt is dat de psycholoog de uitkomsten van het psychologisch onderzoek eerst met de cliënt zelf bespreekt. Dat hoort immers bij de vertrouwensrelatie, ook wanneer de cliënt lijdt aan dementie. Vaak voert de psycholoog dit gesprek in aanwezigheid van de eerste contactpersoon. Daar dient de cliënt vooraf gerichte toestemming voor te geven. Let op: in wet (Wgbo) en Beroepscode is formeel geen rol voor de familie vastgelegd, alleen voor de vertegenwoordiger! Wanneer de eerste contactpersoon de psycholoog vraagt om het onderzoek buiten de aanwezigheid van de cliënt te bespreken dient de psycholoog zich daarover een professioneel oordeel te vormen. Over welke belemmeringen of beperkingen er spelen en of die belemmeringen zodanig zijn dat het – naar het oordeel van de psycholoog – niet verantwoord is om het onderzoek in aanwezigheid van de cliënt te bespreken.

Bij een (gevorderd) stadium van dementie kan er sprake zijn van een bepaalde mate van wilsonbekwaamheid. In dat geval dient er een vertegenwoordiger te worden aangesteld. De eerste contactpersoon is meestal maar niet automatisch ook de vertegenwoordiger! Belangrijke voorwaarde is dat de psycholoog zich eerst een professioneel oordeel vormt over de (mate van) wilsonbekwaamheid van de cliënt als het gaat om een concrete beslissing. Ook dan dient psycholoog de cliënt zoveel mogelijk bij de professionele relatie te betrekken (artikel 9 Beroepscode). De psycholoog licht dit toe aan de vertegenwoordiger of eerste contactpersoon.

Het opstellen van een behandelplan behoort tot de professionele autonomie en verantwoordelijkheid van de psycholoog, in samenspraak met de cliënt of de vertegenwoordiger. De cliënt of vertegenwoordiger dient toestemming te geven voor behandeling. De psycholoog moet ervoor zorgen dat hij/zij de cliënt voldoende informatie geeft om met behandeling en/of onderzoek in kunnen te stemmen (informed consent, artikel 63 Beroepscode). Psycholoog kan kennis nemen van de opvatting van de vertegenwoordiger/ eerste contactpersoon en betrekt deze bij de oordeelsvorming. Beslissingen van de vertegenwoordiger volgt psycholoog niet wanneer deze van oordeel is dat deze strijdig zijn met belangen van cliënt (goed hulpverlenerschap) (artikel 9). De psycholoog bespreekt deze afweging met de vertegenwoordiger en legt deze zorgvuldig vast in het dossier.

De psycholoog vormt zich een professioneel oordeel of de eerste contactpersoon de beste bron van informatie is. En over van welke (andere) persoon/personen het in het belang van de professionele relatie met de cliënt noodzakelijk is om informatie te verkrijgen. Wanneer de cliënt geen toestemming geeft om de eerste contactpersoon voor een hetero-anamnese te benaderen is het van belang om daar met de cliënt over te spreken. Misschien kan de psycholoog een bepaalde ongerustheid of een misverstand wegnemen. Ook om te onderzoeken of er een (andere) vertegenwoordiger kan worden aangesteld. De psycholoog is niet verplicht om de wens of toestemming van de cliënt om met een ander familielid te spreken te volgen. De psycholoog beoordeelt zelf of dat zinvol en verantwoord is. De psycholoog doet er goed aan om zich ook af te vragen wat dit verzoek doet met de vertrouwensrelatie met de cliënt en de relatie tussen de cliënt en diens familie. Ook dat bespreekt deze met de cliënt.

Het is een veelvoorkomende aanname dat de eerste contactpersoon kan worden beschouwd als de vertegenwoordiger van de cliënt. Dat kan uiteraard wel, maar is niet automatisch het geval! De cliënt moet het daarmee expliciet eens zijn en dat moet zorgvuldig worden vastgelegd in het dossier. Let op: je komt pas aan vertegenwoordiging toe als zorgvuldig is vastgesteld dat de cliënt inderdaad ‘niet in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake’, m.a.w. als wilsonbekwaam kan worden beschouwd (artikel 9 Beroepscode). ‘Ter zake’ wil zeggen dat het moet gaan om een bepaalde, concrete beslissing. Voorwaarde is dat de psycholoog zich eerst een professioneel oordeel vormt over de (mate van) wilsonbekwaamheid van de cliënt als het gaat om het nemen van bepaalde beslissingen. Dit oordeel valt onder de professionele bemoeienis van de psycholoog met de cliënt. Ook dat oordeel dient de psycholoog zorgvuldig in het dossier vast te leggen. In artikel 9 van de Beroepscode is vastgelegd wie er als vertegenwoordiger kunnen worden aangewezen.

https://wilsbekwaamheid.nl/

De psycholoog draagt er zorg voor dat er in de schriftelijke, telefonische of elektronische communicatie geen vertrouwelijke gegevens over de cliënt zonder diens toestemming ter kennis komen van derden, zo stelt de Beroepscode in artikel 72. Dat betekent dat je met de cliënt afspreekt hoe die communicatie zorgvuldig kan verlopen, bijvoorbeeld met de partner, de eerste contactpersoon of de vertegenwoordiger. Dit om onbedoeld meelezen door anderen te voorkomen. Het NIP adviseert om cliëntgegevens alleen via een beveiligde internetverbinding te versturen. Dit hangt samen met de professionele verantwoordelijkheid van de psycholoog om cliëntgegevens te beveiligen (artikel 80 Beroepscode).

Ook binnen de instelling en in de communicatie met collega’s en andere beroepsbeoefenaren geldt dat dit op een veilige en beveiligde manier moet gebeuren (artikel 80 Beroepscode). Als het gaat het om privacy en beroepsgeheim is ook hier de hoofderegel van toepassing dat dat alleen met de gerichte toestemming van de cliënt mag gebeuren. Tenzij de psycholoog informatie deelt met rechtstreeks betrokken beroepsbeoefenaren, dan is er geen toestemming noodzakelijk (artikel 82 Beroepscode). Dat geldt ook met betrekking tot het delen van gegevens en communiceren in het elektronisch cliëntendossier.

Lees meer over het (elektronische) dossier op de NIP-site.

Artikel 80 Beroepscode legt psycholoog professionele verantwoordelijkheid op tot beveiliging van vertrouwelijke gegevens. Deze verantwoordelijkheid houdt voor de psycholoog een inspanningsverplichting in om navraag te doen bij de ICT-afdeling en het management naar de veiligheid van een dergelijk systeem. Er kan niet worden verwacht dat je een ICT-deskundige bent en de psycholoog kan ook niet de verantwoordelijkheid van het management voor de inrichting van het ICT-systeem op zich nemen. Bij twijfels over de veiligheid is het aan te bevelen om die als vakgroep schriftelijk kenbaar te maken, in het belang van de vertrouwensrelatie met de cliënt en daaruit volgende geheimhoudingsplicht (artikel 71 Beroepscode). De geheimhoudingsplicht is ook wettelijk vastgelegd, in artikel 457, lid1 Wgbo en artikel 88 Wet BIG. Ook kan het raadzaam zijn om aan te dringen op een extern beveiligingsadvies.

Door psychologen die werkzaam zijn in de ouderenzorg wordt regelmatig de vraag aan het NIP gesteld welke gegevens zij aan het CIZ mogen verstrekken als het gaat om een aanvraag voor de indicatie voor een zorgzwaartepakket. In de praktijk is de tendens merkbaar dat er door regionale kantoren van het CIZ de eis wordt gesteld dat er integrale behandel-, omgangs- en begeleidingsplannen moeten worden verstrekt omdat er anders geen indicatiebesluit kan worden genomen. Ook veel leidinggevenden in de sector zelf lijken die mening toegedaan.

Voor psychologen levert dit in de praktijk een spanningsveld op met de Beroepscode, die in artikel 81 de psycholoog de professionele verantwoordelijkheid oplegt om de verstrekking van gegevens aan derden, zoals in dit geval het CIZ, te beperken tot die gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de specifieke vraagstelling van de derde. Het verstrekken van meer gegevens dan die het CIZ nodig heeft om een indicatie te geven is in strijd met de geheimhoudingsplicht van de psycholoog. Ook wanneer de cliënt daarvoor gerichte toestemming heeft gegeven, zoals ook wordt vereist door artikel 81. De cliënt is immers afhankelijk van het CIZ voor de indicatie en daarom ook niet in een geheel vrijwillige positie om toestemming te weigeren. Dit levert ook voor de psycholoog een dilemma op, die uit vrees voor weigering van de indicatie, toch integrale zorg- of begeleidingsplannen verstrekt en daarmee ongewild het beroepsgeheim schendt.

Dit spanningsveld vormde de aanleiding voor een afvaardiging uit de sectie Ouderenpsychologie, de Bestuurscommissie Ethische Zaken (BEZ) en het NIP-bureau om hierover met het CIZ in gesprek te gaan. Het NIP heeft de uitkomsten van dit gesprek aan het CIZ voorgelegd, deze zijn vervolgens door het CIZ bevestigd. De bevestiging is terug te vinden in de FAQ.

In dit gesprek heeft het NIP het CIZ de vraag voorgelegd welke gegevens het CIZ nodig heeft om een indicatiebesluit te kunnen nemen bij een aanvraag voor een zorgzwaartepakket (in de informatie van het CIZ ‘ zorgprofiel’ genoemd) VV05 en VV07. Het CIZ heeft tegenover het NIP bevestigd dat het bij Zorgprofiel VV05 noodzakelijk is dat de diagnose wordt verstrekt. Volgens het door het CIZ gepubliceerde ‘Overzicht benodigde informatie bij een aanvraag’ (zie onderstaande link) heeft het CIZ voor deze aanvraag (de grondslag), de volgende informatie nodig:

‘Documenten waaruit de diagnose(s) blijkt, door wie de diagnose is gesteld (naam en functie van de ter zake deskundige) en de datum waarop de diagnose is gesteld’. Het verstrekken van integrale onderzoeksverslagen is in dit geval dus niet noodzakelijk! De psycholoog dient zich te beperken tot de in dit overzicht door het CIZ met betrekking tot de diagnose genoemde noodzakelijke informatie.

• Behandelplan
• Evaluatie van de ingezette behandeling en prognose van het probleemgedrag

Bekijk de documenten

Met betrekking tot het ’behandelplan’ heeft het CIZ desgevraagd aan het NIP bevestigd dat het daarbij gaat om het behandelplan zoals dat door de verschillende behandelaars in het multidisciplinair overleg is vastgesteld. En waarmee de cliënt (of diens vertegenwoordiger) heeft ingestemd. Met andere woorden: het CIZ gaat uit van wat er doorgaans in de praktijk onder een behandelplan wordt verstaan. Daarmee onderscheidt het zich van begeleidings- of omgangsplannen.

Bij de ‘evaluatie van de ingezette behandeling en prognose van het probleemgedrag’ onderzoekt het CIZ welke effect de behandeling op de gedragsproblematiek heeft gehad. Medio 2016 heeft het CIZ op verzoek van het ministerie van VWS een factsheet over het zorgprofiel VV07 gepubliceerd naar aanleiding van vragen uit het veld (zie onderstaande link). In dit factsheet staat uitgebreider beschreven welke informatie volgens het CIZ van belang is en waarom. Een aanvraag voor een zorgprofiel VV07 wordt vaak gedaan voor een verzekerde (cliënt) bij wie als gevolg van een aandoening sprake is van gedragsproblematiek. In dat geval heeft het CIZ specifieke informatie nodig over welke inspanningen er door behandelaars zijn gedaan om gedragsproblemen te voorkomen of beheersbaar te maken. Het CIZ onderzoekt aan de hand van het behandelplan welke behandeling wordt gegeven, of het behandelbeleid optimaal is gevolgd en welk effect de behandeling op de gedragsproblemen heeft gehad.

Het NIP heeft in het gesprek met het CIZ naar voren gebracht dat er tegenwoordig door zorgverleners in de ouderenzorg niet zozeer over ‘probleemgedrag’ maar over ‘onbegrepen gedrag’ wordt gesproken. Het CIZ zal op verzoek van het NIP het genoemde ‘overzicht bij een aanvraag’ aanpassen zodat bij de tweede bullet komt te staan: ‘probleemgedrag/onbegrepen gedrag’.

Ten tweede heeft het NIP bij het CIZ benadrukt dat psychologen zich daarbij op grond van de Beroepscode dienen te beperken tot de voor de gevraagde evaluatie relevante en noodzakelijke gegevens. Het CIZ heeft tegenover het NIP bevestigd inderdaad alleen deze gegevens nodig te hebben.

Advies: Het is aan te bevelen dat psychologen zich beperken tot de verstrekking van informatie op hoofdlijnen met betrekking tot de aard en de ernst van het onbegrepen gedrag, de daarop ingezette behandeling en interventies en de (te verwachten) gevolgen van deze interventies. Het gaat daarbij met nadruk niet om integrale rapportages, verslagen of dossiers! Deze bevatten immers meer informatie dan de noodzakelijke.

Zoals hierboven vermeld bij artikel 81 van de Beroepscode is de gerichte toestemming van de cliënt de tweede voorwaarde voor de psycholoog om gegevens aan een derde te kunnen verstrekken. In de praktijk wordt er vaak gewerkt met een machtiging waarmee de cliënt vooraf, meestal al bij ondertekening van de zorgovereenkomst bij opname, toestemming geeft aan de zorginstelling om de benodigde gegevens aan het CIZ te verstrekken ten behoeve van de indicatie. Beroepsethisch kan een dergelijke machtiging vooraf door de psycholoog echter niet worden beschouwd als gerichte toestemming: daarvoor is nodig dat de cliënt precies weet voor het verstrekken van welke gegevens, aan wie en met welk doel deze toestemming geeft. Uit de uitspraken van de Colleges van Toezicht en Beroep van het NIP blijkt dat de Colleges deze lijn ook consequent volgen.

Dat betekent dat de psycholoog op het moment dat deze wordt gevraagd om informatie aan het CIZ te verstrekken deze de cliënt (of diens vertegenwoordiger) om gerichte toestemming dient te vragen